wps电子表格实用技巧

重装系统后首次安装WPS，因日常仅需使用Excel、Word和PPT等基础功能，相比Office，WPS占用空间小、安装快捷且无需激活，图省事便选择了它。工作后发现，由于国产化推进，政府机关和国有企业普遍采用WPS，进一步印证了其广泛适用性与实用性。

电子表格常用于数据统计与图表制作，本文分享工作中常用的操作技巧。

一、基本操作

选择性粘贴功能

公式计算结果复制粘贴易出错，应使用选择性粘贴，仅保留数值。

粘贴后保持源数据的列宽不变。

1.1.3 粘贴为链接：源内容修改时，粘贴处数据随之同步更新。

转置即行列位置相互交换。

冻结窗格与隐藏行列操作

当工作表行列较多时，可使用冻结窗格功能，使指定的行或列在滚动或翻页时始终固定显示在窗口顶部或左侧。

隐藏无关行列，保留关键信息。

1.3.密码设置

出于安全考虑，文件加密常用于控制访问和打开权限。

1.4.密码设置

打印时每页均显示表头或标题，确保信息完整清晰。

1.4.2 页面布局设置

调整页边距，设置水平与垂直居中，使表格打印时位于纸张中央。

页面设置→缩放→调整为一页打印，完整显示所有数据内容。

二、数据分析

自定义单元格数字格式，快捷键为CTRL+1。

输入多位数或分数时，文本格式设置导致数据显示异常，未达预期效果。

分段显示手机号码

将阿拉伯数字转换为中文大写金额形式

选中数据列，右键点击设置单元格格式，在数字分类中选择特殊，然后设定为中文小写或大写数字。

2.2合并与分列

把表格中同一行的数据整合进一个单元格内。

使用&连接符，所示（也可用concat函数：=concat(I16:K16)）。

将身份证号码分为6位地址码、8位出生日期码、3位顺序码和1位校验码分别列出。

选中身份证列，点击数据菜单，选择分列，设置为固定宽度。

2.3条件格式

将身份证号码前六位为612524的单元格标红，612023的单元格标黄。

选中身份证列，点击条件格式，选择突出显示单元格规则中的介于选项。

包含612524，可自定义格式设置。

2.4数据排序

选定排序区域，点击工具栏排序，选择自定义排序并设置排序条件。

按家庭成员姓氏笔画数由少到多排序

将身份证地区编码为612524的单元格标红，编码为612023的单元格标黄。

按身份证排序，红上黄下，年龄从大到小排列。

三、函数

从身份证提取出生年月、性别及年龄信息

菜单栏选择公式，点击插入函数，常用公式中提取身份证的生日、性别及年龄信息。

3.2常用函数

求和函数：SUM

SUM(H2:H10)：计算H列第2至第10行数据的总和。

计算平均值的函数（AVERAGE）

AVERAGE(H2:H10)：计算H列第2至第10行数据的平均值。

求余函数（MOD）

MOD(H2,H10)：H2单元格数值除以H10单元格数值所得的余数。

求最大值函数：MAX

MAX(H2:H10)：表示H列第2至第10行中数值的最大值。

求最小值的函数（MIN）

MIN(H2:H10)：求H列第2至第10行中数值的最小值。

TEXT函数用于将数值按指定格式转换为文本，语法为TEXT(值, 格式文本)。

Now() 和 Today() 函数用于显示当前日期和时间。

MID()函数用于提取文本中从指定位置开始的指定长度字符，语法为MID(文本, 起始位置, 字符数)。

从F2单元格的身份证号码中提取第7位开始的8位出生日期信息。

从A2单元格的镇办信息中提取前两个字符。

IF函数：满足条件返回真值，否则返回假值。

若H2单元格数值超过15000，则判定为富裕，否则为温饱。

根据身份证号第17位数字的奇偶性判断性别，若为偶数则返回女，否则返回男。

VLOOKUP函数用于纵向查找，按指定条件返回数据表中对应列的值。

在工作表1中添加与户主关系及低保户状态信息

插入函数选择VLOOKUP并设置相应参数

四、小技巧

4.1 使用快捷键 Ctrl+E

组合数据

4.1.2 数据拆分与提取

4.1.3 信息修正

更换图片背景，制作标准证件照

插入图片，去除背景，设置对象格式，选择纯色填充。

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